KALENDER PLANEN FÜR MEHR NACHHALTIGKEIT

Was hat Kalender planen mit einem grüneren Alltag zu tun? Es bleibt mehr Zeit für Nachhaltigkeit! Denn Nachhaltigkeit ist keine Frage der Zeit, sondern der Prioritäten.

Heute zeige ich euch, wie ich meinen Kalender plane: digital, einfach und routiniert.

 

Digitalen Kalender planen

Ich verwende Google Calendar. So habe ich Zugriff auf meinen Kalender per Handy, vom Laptop Zuhause und am Computer in der Arbeit.

Eigentlich sind es sogar vier Kalender:

• Einen Kalender der Feiertage in Deutschland
• ein Geburtstagskalender
• ein geteilter Kalender mit Daniel
• mein privater Kalender

Alle vier Kalender werden in einem Kalender angezeigt. Die Farben für jeden Kalender kann ich selbst auswählen. Bei mir sind die Feiertage blau, Geburtstage gelb, der geteilte Kalender ist grün und meine privaten Termine sind rot. Die Farben einzelner Aktivitäten ändere ich teilweise nochmal ab, um alles übersichtlich zu gestalten.  Zum Beispiel stehen ehrenamtliche Aktivitäten in meinem privaten Kalender in Lila.

Aber fangen wir von vorne an. Den Kalender mit allen deutschen Feiertagen gibt es schon vorgefertigt von Google. Ich habe ihn also nur ausgewählt und hinzugefügt. Simpel oder?

Die Geburtstage konnte ich ebenso einfach hinzufügen, da ich Google Contacts verwende und alle von mir eingetragenen Geburtstage einfach übernommen werden.

Den geteilten Kalender mit Daniel habe ich selbst erstellt und Daniel dazu eingeladen. Dort tragen wir unsere Freizeitaktivitäten, Events und Urlaubstage ein. So sehen wir beide auf einen Blick gemeinsam geplante Aktivitäten und wann der andere etwas vor hat.

Wie ich meinen persönlichen Kalender befülle, lest ihr weiter unten.

In der Arbeit benutze ich übrigens Outlook und verwende da auch den Outlook Kalender. Sobald aber ein Arbeitsevent außerhalb der normalen Arbeitszeiten ansteht, übertrage ich es in meinen eigenen Kalender.

 

Was mache ich in meinem Alltag tatsächlich vs. mit was will ich eigentlich meine Zeit verbringen?

Oft war ich früher frustriert, weil ich am Ende des Tages nicht alles geschafft habe, was ich mir vorgenommen hatte. Wie kann man es besser machen?

Ich hielt eine Woche lang fest, mit was ich jeden Tag tatsächlich meine Zeit verbringe! Mit diesen Erkenntnissen ist das Kalender planen viel realistischer.

Wie lange dauert mein Arbeitsweg tatsächlich? Wie viel Zeit muss ich für das Abendessen und Kind zubett bringen einplanen? Wo verbringe ich Zeit mit unwichtigen Dingen? – All diese Fragen wurden in meinem Experiment beantwortet. Es half mir auch dabei, mir darüber klar zu werden welche Dinge zu kurz kamen und wo ich unnötig Zeit verschwende.

Bei diesem Experiment entdeckte ich auch Zeitfenster, in denen ich Aufgaben unterbringen kann, ohne extra Zeit einzuplanen, wie zum Beispiel auf meinem Arbeitsweg in der U-Bahn. So nutzte ich die Zeit des Pendelns, um für die Prüfung zum LEED Green Associate zu lernen, ohne meine Freizeit zu opfern.

 

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Meine 8 Faustregeln, die das Kalender planen einfach machen

• Wochenweise planen: Ich habe meinen Kalender immer auf Wochenansicht. So behalte ich den Überblick und es ist einfach, anstehende Aufgaben zu verteilen, ohne einzelne Tage zu voll zu packen.
• Fixtermine blocken: Wiederkehrende Termine und Aufgabenblöcke verwende ich dazu, mir diese Zeiten jede Woche fest einzuplanen. Ist in meinem Alltag ein Block rum, fällt es mir leichter zur nächsten Aufgabe überzugehen, denn ich weiß, dass ich nächste Woche wieder Zeit habe daran weiterzuarbeiten. z.B. für neue Artikel in meinem Blog.
• Freiräume lassen: Ich plane nie meinen ganzen Kalender voll, denn es kommen immer unvorhergesehene Dinge dazu. Ich möchte auch mal mit gutem Gewissen spontan sein können und manches dauert auch einfach länger als gedacht. Dafür halte ich mir möglichst zwei Nachmittage pro Woche frei.
• Termine sofort eintragen: Immer wenn ich einen Termin ausmache, trage ich ihn sofort in den Kalender. Oft kopiere ich mir dazu auch noch die Details aus einer Email mit in die Notizen oder schreibe mir selbst kurze Stichpunkte auf, beispielsweise wenn das nächste Treffen unserer ehrenamtlichen Zero Waste Nürnberg Gruppe feststeht.
• Kalender als To-Do-Liste nutzen: Ich verwende keine weiteren Listen, sondern trage alles, das ich erledigen will, in den Kalender ein wenn ich es nicht sofort erledigen kann. So habe ich meine Aufgaben an einem Ort mit Zeitangabe gesammelt – und habe meinen Kopf frei für andere Sachen. Zum Beispiel wenn ich noch einen Kinderarzttermin ausmachen muss, notiere ich mir das kurz an einem freien Plätzchen im Kalender bestenfalls inklusive Telefonnummer.
• Zeitkomprimierung: Inzwischen weiß ich, wie viel Zeit ich brauche um nötige, aber ungeliebte Aufgaben zu erledigen, wie zum Beispiel den Wohnungsputz. Ich setze mir dafür gezielt ein knappes Zeitlimit, damit ich alles so schnell wie möglich erledige. Denn ohne Zeitdruck ziehen wir Aufgaben oft unnötig in die Länge oder verschieben sie auf später. Ich teile meinen Wohnungsputz auf je eine Stunde an zwei Tagen der Woche auf.
• Private Vorhaben als echte Termine behandeln: Alles was mir wichtig ist findet seinen Platz in meinem Kalender. Denn so fällt es mir leichter „Nein“ zu den vielen unwichtigen Dingen zu sagen, die im Alltag so aufkommen. Und manchmal kann ich natürlich bewusst einen Kalendertermin zugunsten etwas anderem ignorieren. Je nachdem, mit was ich meine Zeit lieber verbringen will, und ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren. Zum Beispiel plane ich jeden Tag Zeit ein, die ich ausschließlich mit Lars verbringe.
• Erinnerungsmeldungen ausstellen: Töne und visuelle Meldungen wann ein Termin anfängt (oder auch eine Weile im vorraus) benutze ich nur für sehr wichtige Termine, damit ich nicht mit Meldungen überflutet werde. Lieber schaue ich öfter mal auf meinen Kalender auf dem Laptop oder Handy ob noch was ansteht.

… Zudem setze ich mir tägliche und langfristige Ziele. Ich fühle mich zufriedener wenn ich täglich kleine Ziele erreiche wie zum Beispiel 15 Minuten Sport zu machen. Ich definiere zudem aber auch langfristige Ziele, die ich für mich in einem Satz ausformuliere. Auf sie arbeite ich dann mehrere Wochen hin, weil ich weiß was ich erreichen will. Zum Beispiel einen Blogartikel im Monat zu schreiben.

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So plane ich meinen Kalender

Grundgerüst:

Zuerst blocke ich alle verpflichtenden oder unumgänglichen Aktivitäten und stelle sie auf „wöchentlich wiederkehrend“, so dass ich nicht jede Woche von vorne anfangen muss.

• Arbeitszeiten
• Hin- und Rückfahrt
• Schlafenszeiten (inkl. Zeit die ich brauche mich abends fertig zu machen)
• Morgenroutine
• Mittagessen

 

Routinen:

Dann füge ich alle meine routinierten Aktivitäten als Blöcke hinzu und stelle sie ebenfalls auf „wöchentlich wiederkehrend“

• Lars von der Krippe abholen, miteinander Zeit verbringen, Abendessen zubereiten und essen, Kind Bettgehroutine (bei mir ein 3-Stunden Block weil die Übergänge fließend sind)
• Schreiben und mich um meinen Blog kümmern
• Ehrenamt
• Haushalt/Putzen
• Sport

 

Unvorhergesehenes:

Wenn ich nun weitere Dinge in meinen Alltag einfüge sehe ich auf einen Blick wo jetzt noch Zeit frei ist.

• Arzttermine
• Treffen mit Freunden
• Aktivitäten der Kinderkrippe etc…

Manchmal verschiebe ich dafür einen flexiblen Zeitblock z.B. die Zeit wann ich schreibe oder Dinge fürs Ehrenamt mache. Selten lasse ich auch mal bewusst etwas ausfallen. Am Sonntag schaue ich mir meist kurz an, wie die nächste Woche aussieht und ändere ein paar Dinge ab. Z.B. wenn ich abends ein ehrenamtiliches Event habe kürze ich die Zeit, die ich sonst tagsüber ins Ehrenamt stecken würde.

 

Wochenenden

Wir haben eine Faustregel, dass wir zwei Wochenenden im Monat dafür nutzen, Dinge zu erledigen und uns nichts Besonderes vorzunehmen. Ein Wochenende nutzen wir um etwas zu unternehmen. Und ein Wochenende nutzen wir um einfach mal zu entspannen und das zu machen worauf wir gerade spontan Lust haben.

 

Von der Theorie zur Praxis

Genau so sieht meine Woche also aus – nicht! Manchmal arbeite ich einen Tag mehr, das Kind wird krank, ein Feiertag liegt dazwischen – irgendwas ist eigentlich immer.

Daher lautet mein Motto: Nicht morgen, nicht später, sondern jetzt sofort wieder anfangen es besser zu machen!

 

 

Ich bin ein Planer. Struktur, Effizienz und Planen sind mein Element. Nicht jeder braucht und will so viel Routine in seinem Alltag.

Mir hilft es, viele Dinge unter einen Hut zu bekommen und dabei trotzdem entspannt zu bleiben. Ich brauche Raum, mir Gedanken zu machen. Ich fühle mich gut, wenn ich an einem Tag viel schaffe, möchte aber auch, dass jeder Tag ein kleines bisschen Urlaub enthält.

Wir haben unsere (Lebens)Zeit selbst in der Hand! Gestalte deinen Alltag bewusst so, wie er für dich passt!

 

Was sind deine Tipps, um gleichzeitig effizient zu sein und entspannt zu bleiben?

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